Die amtlichen Bestände beruhen auf den Ablieferungen der städtischen Behörden und Verwaltungsstellen an das Stadtarchiv und umfassen:

• vorhelvetische Unterlagen, soweit sie Güter und Aufgaben betreffen, die nach der Sönderung von Stadt und Kanton 1803 bei der Stadt verblieben sind;
• verschiedene Archivalien der Munizipal- und der Ortsbürgergemeinde von 1799 bis 1831;
• das dauernd überlieferungswürdige Schriftgut der modernen Einwohnergemeinde ab 1832;
• das Verwaltungsarchiv der ehemaligen Bürgergemeinde Luzern, übernommen im Rahmen der Fusion von Bürger- und Einwohnergemeinde im Jahr 2000;
• das Gemeindearchiv Littau, übernommen im Rahmen der Fusion von Littau und Luzern im Jahr 2010.

Die Aktenbestände eines Archivs reichen üblicherweise nicht bis in die Gegenwart. Für aktuelle Unterlagen (bis zu 15 Jahren) sind die jeweiligen Behörden und Verwaltungsstellen zuständig. Das Stadtarchiv berät diese bei Fragen zur Schriftgutverwaltung.

Amtliches Schriftgut dokumentiert die Geschichte und Entwicklung eines Gemeinwesens in wichtigen, aber doch nur beschränkten Teilen, denn es entsteht ausschliesslich im Zusammenhang mit der Erledigung von Verwaltungsaufgaben. Deshalb sammelt das Stadtarchiv auch Unterlagen aus anderer Provenienz.

Das Stadtarchiv hat einen reichen Bestand an Bilddokumenten, zur Hauptsache Fotografien, aber auch Audiovisuelles sowie Grafika. Inhaltlich beschlägt das Bildarchiv verschiedenste Themen und Ereignisse der Stadtgeschichte. Ein Schwerpunkt liegt auf den Gebäuden und Ansichten der Stadt. Durch amtliche Ablieferungen, Schenkungen oder Deposita aus privater Hand und vereinzelte Ankäufe wird das Bildarchiv fortlaufend erweitert. Zu beachten ist, dass sich auch im Kontext amtlicher Bestände sowie in den Privatarchiven Bilddokumente finden.

Es gibt immer wieder Fotografien, die sich mangels Informationen nicht konkret einordnen lassen, siehe Bildergalerie «Unbekannten Fotografien». Unterstützen Sie uns bei der Identifizierung von historischen Fotografien. Ihre Hinweise helfen uns, solche Aufnahmen archivisch korrekt zu erschliessen und langfristig zu sichern. Herzlichen Dank für Ihre Mitarbeit!

Der Bestand «Karten und Pläne» umfasst topografische Karten und Stadtpläne von Luzern, aber auch Bebauungs- und Detailpläne von Bauwerken. Bei der Bestandsbildung spielte teils die Provenienz, teils der Inhalt (Massstab) und teils das Format die entscheidende Rolle. Die Dokumente stammen grösstenteils aus amtlichen Ablieferungen, jedoch auch von privater Seite (u. a. Planarchive von Architekten). Der Fonds erhält heute Zuwachs durch Einzelpläne und Plansammlungen, die ohne erkennbaren Zusammenhang zum übrigen amtlichen und privaten Schriftgut stehen.

Gesondert abgelegt sind die Baugesuchspläne. Als Teil der Baugesuchsakten – auch Baupolizeiakten (BPA) genannt – figurieren sie in den amtlichen Beständen unter der Bestandsignatur B3.31/A1. Bei den BPA handelt es sich um sämtliche seit 1862 beim Hochbauamt beziehungsweise bei der Stadtplanung eingereichten Baugesuche für Neu- und Umbauten von Gebäuden auf städtischem Boden. Aufgrund der hohen Nutzungsintensität wurden die Baugesuchspläne mit Laufzeit bis und mit 1978 mikroverfilmt. Die Originale sind von der Nutzung ausgeschlossen. Die Pläne können aber auf Mikrofilm eingesehen und auf Papier oder als Digitalisat (PDF oder TIFF) ausgegeben werden. Recherchierbar sind sie bis und mit Laufzeit 1987 im Lesesaal des Stadtarchivs, ab 1988 im Online-Archivkatalog.

Das Stadtarchiv sammelt Plakate zu politischen, wirtschaftlichen und kulturellen Themen der Stadt Luzern. Vereinzelt existieren in der Sammlung Plakate bis zurück ins Jahr 1870. Der Hauptbestand setzt allerdings erst in den 1970er-Jahren ein. Aufgrund schwieriger Ablieferungsverhältnisse wird die Sammlung seit 2002 nicht mehr systematisch ausgebaut. Ausnahme bildet der Teilbestand der Kulturplakate, die regelmässig von der IG Kultur ans Stadtarchiv abgeliefert werden.

Die politische, gesellschaftliche, wirtschaftliche und kulturelle Willensbildung ist auf eine breite Schicht von Parteien, Körperschaften, Verbänden, Interessengruppen, Vereinigungen und Personen verteilt. Um Grundlagen für den Nachvollzug von solch differenzierten Entscheidungsprozessen und Entwicklungen zu haben, ist die Überlieferung privater Quellen wesentlich. Die Übernahme und Pflege von Unterlagen Privater gehört deshalb zum Leistungsauftrag des Stadtarchivs.

> Bildergalerie der Übergabe des Kleintheaterarchivs.

Privatarchive können den rechtlichen Status von Schenkungen oder Depots haben. Bei Depots und, soweit nötig, auch bei Schenkungen wird ein Vertrag abgeschlossen, der die gegenseitigen Rechte und Pflichten sowie die Benutzungsmodalitäten (insbesondere Schutzfristen) regelt. An der Errichtung eines Privatarchives Interessierte sind freundlich zur Kontaktaufnahme mit dem Stadtarchiv eingeladen. Das Stadtarchiv berät Deponentinnen und Deponenten oder Schenkende von Privatarchiven bezüglich Schriftgutverwaltung und Ablieferungsvorbereitung.

Der Sammlungsschwerpunkt der Bibliothek des Stadtarchivs liegt bei Publikationen, welche die Stadt Luzern und deren Geschichte betreffen. Es findet sich auch eine beachtliche Auswahl an archivwissenschaftlicher Literatur. Des Weiteren enthält der Bibliotheksbestand Werke, die Aktenbestände aus dem Archiv ergänzen und erklären. Eine eigene Sachgruppe bilden die Periodika. Hier sind zahlreiche Reihen lückenlos seit ihrem ersten Erscheinen vorhanden. Es wurde im Jahre 2005 ein Abgleich mit den Beständen der Zentral- und Hochschulbibliothek und des Staatsarchivs vorgenommen, um unnötige Doppelspurigkeiten bei der Besammlung von Periodika im Raum Luzern aufzuheben. Lückenlos sind auch alle jemals erschienenen Luzerner Tageszeitungen vorhanden. Diese wurden in Zusammenarbeit mit der Zentral- und Hochschulbibliothek in den 1990er-Jahren mikroverfilmt. Den Benutzerinnen und Benutzern steht heute für die Konsultation nur noch der Mikrofilm zur Verfügung.

Im Sommer 2004 wurde die Bibliothek des Stadtarchivs an den Informationsverbund Deutschschweiz (IDS) Luzern angeschlossen. Mittlerweile sind sämtliche Titel online auf swisscovery RZS recherchierbar.