Schriftgutverwaltung

Schriftgutverwaltung (records management) dient als Oberbegriff für das systematische Aufzeichnen und Verwalten von allen Arten von Geschäftsprozessen und -ergebnissen.

Eine geordnete Schriftgutverwaltung ist damit integrativer Bestandteil der Aufgabenerledigung. Nur die Einhaltung gewisser Standards gewährleistet die Rechtssicherheit, die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns und die demokratische Kontrolle von Verwaltung und Regierung. Aufgrund des zunehmenden Datenvolumens und neuer technischer Möglichkeiten muss die Schriftgutverwaltung heute komplexe Anforderungen erfüllen.

Die Verwaltung des Schriftgutes findet bei der Behörde, Körperschaft oder Person statt, die das Schriftgut produziert. Schriftgutverwaltung grenzt sich damit von der dauerhaften Archivierung (records preservation) ab. Mit dem Konzept des Life-cycle-Managements von Schriftgut werden die Anforderungen der dauerhaften Archivierung jedoch bereits bei der Entstehung und Verwaltung von Schriftgut berücksichtigt.

Das Stadtarchiv berät Verwaltungsstellen aber auch Deponenten oder Schenker von Privatarchiven bei Fragen zur Schriftgutverwaltung.

Übernahme von Privatarchiven

Amtliches Schriftgut dokumentiert die Geschichte und Entwicklung eines Gemeinwesens in wichtigen, aber doch nur beschränkten Teilen, denn es entsteht ausschliesslich im Zusammenhang mit der Erledigung von Verwaltungsaufgaben. Die politische, gesellschaftliche, wirtschaftliche und kulturelle Willensbildung ist jedoch auf eine breite Schicht von Parteien, Körperschaften, Verbänden, Interessengruppen, Vereinigungen und Personen verteilt. Um Grundlagen für den Nachvollzug von solch differenzierten Entscheidungsprozessen und Entwicklungen zu haben, ist deshalb die Überlieferung privater Quellen wesentlich.

Die Übernahme und Pflege von Unterlagen Privater gehört aus genannten Gründen zum Leistungsauftrag des Stadtarchivs.

Privatarchive können den rechtlichen Status von Schenkungen oder Depots haben. Depots und soweit nötig auch bei Schenkungen wird ein Vertrag abgeschlossen, der die gegenseitigen Rechte und Pflichten sowie die Benutzungsmodalitäten (insbesondere Schutzfristen) regelt (vgl. Archivverordnung).

An der Errichtung eines Privatarchives Interessierte sind freundlich zur Kontaktaufnahme mit dem Stadtarchiv eingeladen.

Bilder von der Übergabe des Archivs des Luzerner Kleintheaters an das Stadtarchiv mit Emil Steinberger.  

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