Diese auf die rasante Digitalisierung der Gesellschaft zurückzuführende Entwicklung führt zu Problemen. Sie erschwert die transparente Verwaltung von Akten, die lückenlose Archivierung sowie effiziente Abläufe im internen Geschäftsverkehr. Dies ist sowohl aus wirtschaftlicher wie auch rechtsstaatlicher Sicht unbefriedigend. Deshalb strebt der Luzerner Stadtrat einen durchgängig elektronischen Geschäftsverkehr an: Künftig sollen die elektronischen Dokumente die verbindliche und zuverlässige Form der Geschäftsunterlagen darstellen. Nicht mehr die ausgedruckten Papiere im Ordner oder Schrank. Die Stadt Luzern plant deshalb die Umstellung auf die elektronische Geschäftsverwaltung GEVER ab Frühling 2018.
Aktenführung, Ablaufsteuerung, Geschäftskontrolle
Die ursprünglich von der Bundesverwaltung entwickelte und standardisierte GEVER-Methode kombiniert die rechtskonforme Aktenführung (Dokumente und Dossiers) mit Ablaufsteuerung (Auftragsbearbeitung und Prozesse) und Geschäftskontrolle (Steuerung und Reporting). Neben der Bundesverwaltung haben inzwischen auch mehrere Kantone, Städte und Gemeinden diese Methode mit Erfolg eingeführt, darunter der Kanton Luzern und einige Luzerner Gemeinden. Mit GEVER können die Anforderungen betreffend Transparenz und Rechtssicherheit erfüllt werden. Auch die Effizienz wird erhöht: Die elektronische Suche nach Dokumenten wird personen- und zeitunabhängig einfacher und die Bearbeitungsstationen der Dokumente können von allen nachvollzogen werden.
In der Stadt Luzern hat sich in der öffentlichen Ausschreibung für die Betreibersoftware die Schweizer Firma CM Informatik AG durchgesetzt. Mit ihrem Produkt «CMI Axioma» arbeitet unter anderem auch der Kanton Luzern. Ab Mai/Frühling 2018 soll GEVER in Etappen bis 2021 an allen rund 1150 Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung eingeführt werden.
Für die Umstellung auf die elektronische Geschäftsführung beantragt der Stadtrat beim Stadtparlament einen Sonderkredit über total 5,996 Millionen Franken. Die Sitzung findet am 16. November 2017 statt. Die reinen Investitionskosten betragen 2,216 Millionen Franken. Die restlichen 3,78 Millionen werden für die jährlich wiederkehrenden Betriebskosten im Vollbetrieb während zehn Jahren benötigt. Dazu gehören Pflege, Wartung, Support sowie die Personalkosten für die Dienststelle Projekte und Informatik (PIT).
Die Umstellung auf die elektronische Geschäftsverwaltung stellt für die Stadt Luzern einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung der Verwaltung dar. Und diese ist in vollem Gang: Bis in zehn Jahren sollen 80 Prozent aller Prozesse in der Stadtverwaltung digital ablaufen. Mit GEVER wird auch die Grundlage geschaffen für den weiteren Ausbau des E-Government, also des Geschäftsverkehrs mit anderen Verwaltungen sowie mit der Bevölkerung und mit Unternehmen.
Link:
Bericht und Antrag 27/2017 "Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER Stadt Luzern"
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